Baza wiedzy udostępniona na portalu warranticon.com powstaje po to, aby ułatwić użytkownikowi poruszanie się po aplikacji. Opisujemy tutaj główne funkcjonalności w sposób biznesowy i operacyjny – informacje techniczne dotyczące szczegółowych mechanizmów znajdziesz w dokumentacji technicznej.

Warranticon to system serwisowy, którego kluczowym elementem jest obsługa wezwań i zgłoszeń serwisowych. Właściwa klasyfikacja systemu to Field Service Management, czyli zarządzanie terenowymi usługami serwisowymi.

System jest podzielony na moduły, których aktywacja uruchamia funkcjonalności z określonego zakresu.

Czym jest Field Service Management?

Oprogramowanie do zarządzania usługami terenowymi (oprogramowanie FSM) pomaga firmom zapewnić skuteczną obsługę na miejscu, śledząc zadania, zarządzając personelem i utrzymując wgląd w operacje. Typowe funkcje oprogramowania do zarządzania usługami terenowymi obejmują

• zarządzanie zleceniami pracy
• zarządzanie zapasami
• wysyłka
• planowanie
• śledzenie floty
• raportowanie i analityka

Funkcje te zwiększają koordynację między biurem domowym, magazynem i technikami terenowymi, oszczędzając czas i pieniądze firmy przy jednoczesnym przyspieszeniu transakcji. Narzędzia te zwiększają automatyzację usług terenowych (FSA) w celu wyeliminowania ręcznej pracy z zadań biurowych, takich jak planowanie, wysyłanie i dopasowywanie umiejętności.

Firmy zarządzające usługami terenowymi doświadczają trzech głównych problemów:

• problematyka komunikacji
• optymalne planowanie zasobów
• niedoświadczeni technicy

Systemy zarządzania usługami terenowymi, gdy są właściwie stosowane, rozwiązują wszystkie te problemy.

Źródło: technologyadvice.com

Warranticon udostępniany jest w formie dostosowanej do preferencji użytkownika:

• CLOUD – czyli instancja w wirtualnej chmurze w której rejestrowane są pliki wykonawcze aplikacji oraz baza danych – dedykowana poszczególnym klientom systemu,
• HYBRIDE CLOUD – to także mechanizm udostępnienia aplikacji w wirtualnej chmurze z tą różnicą, że część zasobów bazy danych może być zlokalizowana w infrastrukturze serwerowej klienta. Dzięki chmurze hybrydowej możliwe jest np. zintegrowanie aplikacji z inną aplikacją klienta, której zasoby znajdują się we własnej infrastrukturze klienta.
• ON-SITE – czyli pełna instalacja aplikacji w infrastrukturze serwerowej klienta. Taka implementacja wymaga dedykowanego procesu wdrożenia oraz utrzymania (maintenance) aplikacji.

Licencjonowanie systemu opiera się o dobór preferowanych modułów z jakich będzie korzystał użytkownik, czyli pierwszym parametrem są wybrane moduły, drugim ilość użytkowników, a trzecim czas trwania licencji.

Cennik systemu w wersji Cloud lub Hybride dostępny jest on-line, a wyceny indywidualne przygotowywane są przez Obsługę Klienta Warranticon.

Aktualnie udostępnione są dwie publiczne instancje aplikacji:

• cloud.warranticon.com – to publiczna i oficjalna wersja aplikacji do, której logują się użytkownicy wersji Cloud. Użytkownik posiada swoją nadrzędną organizację (czyli firmę), której jest pracownikiem i która to firma jest właścicielem licencji. Z tej wersji korzystają także pracownicy kontrahenta, którzy zostali zarejestrowani przez użytkownika przypisanego do licencji.
• demo.warranticon.com – to wersja demonstracyjna aplikacji, w której funkcjonalności są ograniczone do celów edukacyjnych. Każdy kto potrzebuje zapoznać się z wybranymi mechanizmami systemu może użyć publicznych danych autoryzacji, aby zobaczyć i „poklikać” system. Dane wprowadzone w systemie nie odwzorowują rzeczywistości.

Istnieje możliwość utworzenia dedykowanej domeny internetowej poprzez, którą użytkownicy dostaną się do systemu. Taka możliwość przygotowywana jest odpłatnie na życzenie klienta.

Aktualnie system Warranticon dysponuje następującymi wyodrębnionymi modułami:

• Moduł Podstawowy
• Moduł Zarządzania Zgłoszeniami
• Moduł Zarządzania Kosztorysami
• Moduł Zarządzania Zamówieniami
• Moduł Zarządzania Umowami
• Moduł Zdalnego Monitoringu
• Moduł Strefy Klienta
• Moduł Dyspozytora Pocztowego
• Moduł API

Ich dostępność dla organizacji uzależniona jest od zakupionej licencji, a dla użytkowników od konfiguracji ról przez administratora systemu.

Otrzymując licencję na użytkowanie systemu Warranticon prawo do korzystania z jego funkcjonalności mają pracownicy konkretnej Organizacji.

Organizacją w systemie jest najczęściej firma, która świadczy usługi serwisowe, a w następstwie potrzebuje korzystać z systemu do uporządkowania swoich procesów organizacyjnych.

W trakcie pracy z systemem spotkasz między innymi następujące pojęcia:

• Organizacje Systemowe – jedna lub wiele (multifirmowość) – oznacza to że jeden użytkownik może mieć dostęp do jednej lub wielu instancji systemu. Instancje są w pełni niezależne pod względem zasobów bazy danych (czyli: niezależne listy kontrahentów, produktów, magazynów, zgłoszeń itp.)
• Podorganizacje – to wykaz firm, których pracownicy są częścią Twojego procesu operacyjnego, jako podwykonawcy, partnerzy itp. Użytkownicy przypisani do pod organizacji mogą zyskać dostęp do systemu wraz z loginem i indywidualnym hasłem.
• Kontrahenci – to wykaz firm lub osób fizycznych względem, których świadczysz usługi serwisowe. Kontrahentem jest zazwyczaj firma, która posiada swoich pracowników – więc jeśli to konieczne możesz nadawać im dostęp do tzw. Strefy Klienta (niezależny moduł systemu).  

Warranticon został wyposażony w mechanizm, który umożliwia współdzielenie systemu z podwykonawcami – którzy jednocześnie zyskują dostęp do logowania. 

System ma możliwość pracy w dwóch trybach, które przełączamy w sekcji konfiguracji definiując: „Rozróżnij dane dla organizacji podrzędnych„. 

• NIE – oznacza, że każdy pracownik podwykonawcy, który będzie miał dostęp do systemu zobaczy wszystkie dane wprowadzone do systemu – oczywiście zgodnie z nadanymi rolami.
• TAK – aktywuje tryb restrykcji dla podwykonawców lub pod organizacji. Oznacza to, że konieczne będzie nadanie uprawnień dla Podorganizacji – podczas edycji np.: Kontrahenta. Jeśli taki dostęp zostanie przyznany, pracownik podwykonawcy zobaczy wszystkie powiązane z nim elementy: czyli zgłoszenia, zadania oraz produkty dedykowane temu Kontrahentowi.

Zastosowanie trybu restrykcji może się sprawdzić w przypadku firm, które potrzebują wyodrębniać dostęp do zasobów systemu np. z uwagi na różnice terytorialne – (gdy firma posiada oddziały terenowe, a ich pracownicy obsługują wybranych klientów), lub gdy współpracujemy z podwykonawcą, który pracuje na wspólnej licencji Warranticon.

Silnik systemu Warranticon to przede wszystkim funkcjonalności niezbędne do zapewnienia procesu obsługi zgłoszenia serwisowego. Zgłoszenia są przypisywane do pracowników, kontrahenta, produktów oraz do wszelkich relacyjne powiązanych elementów takich jak np. kosztorysy czy umowy – które stanowią funkcjonalności dodatkowe uwzględnione w indywidualnych modułach.

Funkcjonalności podstawowe to mechanizmy, które pozwalają zarządzać Organizacją Systemową (czynności administracyjne) oraz procesować Zgłoszenia (czynności operacyjne).

Warranticon został skonstruowany tak, aby dać użytkownikom możliwość wyboru tych mechanizmów z których potrzebują korzystać. Ta cecha ma tą zaletę, że podczas rozpoczynania pracy z systemem możemy skorzystać z funkcjonalności podstawowych, a dopiero w kolejnym etapie rozwoju wdrożenia, rozszerzać system o następne mechanizmy.

Zatem jakie funkcjonalności są uwzględnione w Module Podstawowym?

 
Lista funkcjonalności dla Modułu Podstawowego.

Zgłoszenia – jak je rozumieć z perspektywy systemu informatycznego? Dylemat jaki może się pojawić to – czym się różni zgłoszenie od zadania i wezwania. Każde z tych pojęć może być rozumiane w różny i bardzo dedykowany sposób. Oto jak traktuje tą kwestię Warranticon.

Wezwanie – początkiem procesu.

Wezwanie serwisowe ma zazwyczaj bardzo różne źródła – i jest z założenia informacją od klienta, którą powinniśmy przeanalizować. Analiza potrzebna jest wyłącznie po to, aby stwierdzić, że wezwanie tyczy się naszej działalności, nie jest pomyłką, ani spamem i co najważniejsze – że posiada komplet niezbędnych informacji by utworzyć rzeczywiste zgłoszenie = ticket.

Wezwania mogą do nas docierać:

• pocztą elektroniczną (e-mail)
• telefonicznie
• poprzez wypełnienie formularza na stronie (e-mail lub API)
• lub bezpośrednio z rozmowy z klientem

Krótko mówiąc wezwanie jest informacją o potrzebie podjęcia działań … więc powinniśmy poinformować nadawcę o tym, że dotarło ono do nas i zostało wstępnie zarejestrowane, a o wszelkich kolejnych działaniach klient będzie informowany tą samą lub inną drogą.

Od wezwania do zgłoszenia – TICKET

Zgłoszenie jest już konkretnym zapisem w naszym systemie, który zawiera kilka głównych i towarzyszących informacji. Te główne to przede wszystkim:

• Sygnatura zgłoszenia – na którą klient może się powoływać
• Kategoria lub typ zgłoszenia oraz jego źródło
• Data przyjęcia
• Status – np.: nowe, zaakceptowane, w toku, zamknięte

Zgłoszenie podlega zazwyczaj konkretnemu procesowi lub procedurze.

przykładowy proces konwertowania wezwania na zgłoszenie

Procedura jest najczęściej w jakimś stopniu elastyczna i uzależniona od preferencji klienta. Preferencje zależą natomiast od charakteru działalności, możliwości i potrzeb operacyjnych.

Zgłoszenie i wiele zadań – TASK

Wezwanie może zostać dostarczone do nas w formie wiadomości e-mail, która w treści może odnosić się do więcej niż jednej potrzeby. Klient może w jednej wiadomości umieścić np. informację o awarii kilku urządzeń – dlatego właśnie do każdego Zgłoszenia przypisujemy Zadania, wykonywane jako cel pracy konkretnych osób lub zespołów.

Dopóki wszystkie zadania nie zostaną wykonane, a mogą mieć one różny termin lub zakres, zgłoszenie nie powinno być zamknięte. A im więcej zagadnień tym trudniej informować klienta o tym jaki jest status tego zgłoszenia.

W systemie Warranticon informujemy klienta o zmianach w statusie zgłoszenia, a szczegółowe informacje przekazujemy już w tzw. Strefie Klienta, poprzez którą dużo łatwiejsze jest prezentowanie statusu poszczególnych zadań.

Podsumowanie – Wezwanie > Zgłoszenie > Zadania

Kwintesencją systemu do obsługi zgłoszeń jest uporządkowane ich procesowanie oraz zwinne powiadamianie klienta o najważniejszych faktach. Możliwości dostosowania procesu do indywidualnych potrzeb konkretnej organizacji jest bardzo wiele, dlatego zachęcamy do sprawdzania przetartych już mechanizmów w które wyposażony jest nasz Warranticon. Gdy potrzeby ewoluują lub potrzebujesz nieco bardziej spersonalizowanych mechanizmów – zapraszamy do rozmowy.

Firmy serwisowe świadczą swoje usługi na podstawie zgłoszeń od klientów. Wydaje się to banalnie proste. Osoba odpowiedzialna za kontakt z klientem przyjmuje zgłoszenie, ewidencjonuje je i przetwarza na zadanie. Co się dzieje, gdy zgłoszeń jest dziesiątki, a nawet setki dziennie? Gdy pochodzą z różnych źródeł, a każde z nich trzeba kontrolować? Chaos i bałagan. Odbieramy telefon, odczytujemy maile, przy okazji kolega z firmy przekazuje nam kolejne zgłoszenie, które otrzymał. Dyspozytor serwisu ma pełne ręce roboty, a dodatkowo musi zapamiętać istotne szczegóły i przekazać je serwisantowi. Na dodatek w tym samym czasie dzwoni partner i potrzebuje naszej pomocy w świadczeniu usług dla swoich klientów. Można się pogubić…, a wystarczyłoby, żeby wszystkie zgłoszenia jakie trafiają do firmy znalazły się w jednym miejscu, gdzie będziemy mieć możliwość dalszego ich procesowania…

Warranticon jest systemem ticketowym, czyli systemem porządkującym zgłoszenia. System ticketowy zwiększa szybkość i jakość obsługi, przez co klienci są bardziej zadowoleni z jakości świadczonych usług. To znaczy, że każdy e-mail, chat, wypełnienie formularza na stronie, odebrane połączenie telefoniczne trafia na listę zdarzeń w danym tickecie. Może być nawet rejestrowane przez technika w trakcie wizyty serwisowej. Klient automatycznie otrzymuje informacje o statusie swojego zgłoszenia z systemu, dzięki czemu możemy zaoszczędzić czas pracy i utrzymywać zadowolenie klienta z wykonywanych usług przez uniknięcie nieporozumień.

Warranticon optymalizuje i dynamicznie zawęża listę pól do wyboru, aby szybko i sprawnie zarejestrować zgłoszenie bez ewentualnych pomyłek.

Zgłoszenie w systemie Warranticon definiuje się w 5 prostych, szybkich, a często automatycznych krokach:

• wybierz produkt lub usługę;
• wskaż kontrahenta i lokalizację;
• powiąż produkt z jego użytkownikiem faktycznym oraz osobą zgłaszającą;
• ustal priorytet zgłoszenia;
• scharakteryzuj zdarzenie;

Jakie mechanizmy rejestracji zgłoszeń oferuje Warranticon?

• manualne rejestrowanie zgłoszenia serwisowego np. zgłoszenie telefoniczne,
• automatyczna integracja z firmową pocztą e-mail za pomocą modułu „dyspozytora pocztowego” . Możliwość podłączenia tzw. skrzynki serwisowej i automatycznego przekształcania wiadomości e-mail na zgłoszenia w systemie Warranticon,
• platformę dla klientów – „strefę klienta”, gdzie osoby logujące się – klienci – mogą zgłaszać potrzebę serwisową,
• zgłoszenie przez formularz kontaktowy na stronie internetowej firmy użytkownika. Formularz integruje się przez API z systemem serwisowym Warranticon i po przesłaniu wypełnionego formularza automatycznie w systemie powstaje nowe zgłoszenie,
• integracja z dowolną, zewnętrzną aplikacją, która posiada mechanizm odbierania poczty elektronicznej, za pomocą API,
• automatyczne zgłoszenia, które tworzą się w następstwie zaplanowanych wydarzeń cyklicznych np. przegląd lub konserwacja.

Zgłoszenia są ściśle powiązane z modułem odpowiadającym za zadania. Zależności wynikają z wielu aspektów logicznych. Do jednego zgłoszenia możemy przypisać nieskończoną liczbę zadań. Gdy wszystkie zadania przypisane do jednego zgłoszenia nie zostaną zakończone, wówczas nie ma możliwości jego zamknięcia. Za pełny proces obsługi zgłoszenia odpowiadają właśnie zadania – które profilowane są z uwzględnieniem rozszerzonych funkcjonalności kontroli statusu i realizacji.

Czy trend spływających do serwisu zgłoszeń jest rosnący, czy malejący? To pytanie na pozór bardzo łatwe do sprawdzenia, ale w długim okresie czasu, monitorowane zbyt rzadko lub zbyt późno.

Firmie zarabiającej na świadczeniu usług serwisowych zależy na kilku ważnych kwestiach – po pierwsze ilość zgłoszeń powinna być odpowiednio zbilansowana. W branży motoryzacyjnej zarabiamy na przeglądach serwisowych więc chcemy, aby stanowiska były optymalnie „dociążone” . To gwarantuje, że technicy mają pracę do wykonania zatem bardziej prawdopodobne, że są rentowni. Jeśli świadczymy usługi w oparciu o umowy serwisowe, wtedy pilnujemy również górnej granicy ilości zgłoszeń, tak aby koszt ich obsługi nie przekroczył lub był spójny z przychodami abonamentowymi.

Warranticon prezentuje raporty w odpowiednich miejscach, tak by manager lub kierownik odpowiadający za planowanie pracy widział, czy trend jest zgodny z oczekiwaniami. Oprócz tego zwróć uwagę na poniższy wykres. Wynika z niego, że: 

• A) maksymalny wolumen obsługiwanych zgłoszeń w tym konkretnym przypadku to 18 zgłoszeń tygodniowo,
• B) w siódmym tygodniu 2020 roku serwis obsługiwał największą ilość zgłoszeń, a w kolejnych tygodniach było ich zdecydowanie mniej.
• C) aktualnie pojawiają się tygodnie bez wezwań serwisowych, co może być bardzo niepokojące,
• D) pierwsze zgłoszenia przypadały na 30 tydzień 2019, więc jeśli założymy że zgłoszenia spływają sezonowo, mamy poważne kłopoty.

Warranticon to system w którym analityka danych odgrywa bardzo istotną rolę, a zwinnie i trafnie ujęte dane na odpowiednich wykresach, to możliwość przekazania dużej ilości informacji na małej przestrzeni graficznej. 

Ilość zgłoszeń to informacja dla kierownika serwisu, dla managerów firmy, a także dla klientów i pracowników. Każda z wymienionych grup interesantów, zwróci uwagę na nieco inny aspekt, natomiast dostępność tych danych stanie się ważnym elementem codziennego planu dnia. 

Rejestrowanie produktów magazynowych w Warranticon następuje poprzez zdefiniowanie dwóch kluczowych pojęć Karty Produktu – będącej zbiorem cech wspólnych dla Produktów ujętych w tej Karcie. Produktem jest natomiast rekord należący do określonej Karty – wyróżniony np. konkretnym numerem seryjnym.

Jakie elementy można zarejestrować w powyższych przypadkach.

Karta Produktu – dostępne pola

• Nazwa – prosty opis tekstowy
• Kod – unikalny symbol produktu
• SKU – (stock keeping unit) dodatkowe pole, które może powtórzyć się w przypadku wielu kart produktowych
• Czy numer seryjny jest wymagany? (pole wyboru)
  • TAK – wiąże się z tym, że użytkownik będzie mógł przypisywać numery seryjne i etykiety identyfikujące (omówione w Produkcie)
  • NIE – opcja sugerowana dla towarów przyjmowanych ilościowo – wówczas produkty nie są indywidualnie rozpoznawane w systemie, a zyskujemy możliwość monitorowania ogólnej ilości produktów na magazynie
• Jednostka miary
  • szt – sztuki
  • opk – opakowanie
  • kpl – komplet
• Rodzaj karty produktu
  • Towar
  • Usługa
  • Komplet
  • Opakowanie
• Indywidualne pola słownikowe
  • Producent – użytkownik może stworzyć własną listę producentów
  • Kategoria karty produktu – użytkownik może stworzyć własną listę kategorii
• Opis – pole tekstowe
• Informacje cennikowe
  • Oznaczenia finansowe
    • czy produkt podlega podzielnej płatności? (TAK / NIE)
    • określenie klasyfikacji JPK GTU (zdefiniowana lista klasyfikacji)
  • Waluta – lista rozwijana (* z użyciem integracji przeliczania walut)
  • Cena zakupu (wartość + stawka podatku VAT)
  • Cena sprzedaży (wartość + stawka podatku VAT)
• Informacje dotyczące utrzymania
  • Typ gwarancji (biblioteka słownikowa moderowana przez użytkownika)
  • Typ cyklu życia produktu (biblioteka słownikowa moderowana przez użytkownika)
  • Przegląd okresowy (biblioteka słownikowa moderowana przez użytkownika)

Produkt – dostępne pola i mechanizmy

Wprowadzając produkt do Karty Produktu istotne znaczenie ma to czy karta została oznaczona jako wymagająca numeru seryjnego czy nie.

Gdy produkt nie wymaga numeru seryjnego.

Uzupełnienie stanu bez dokumentu magazynowego

• Ilość produktów
• Magazyn docelowy na który wprowadzamy produkty
• Parametryzacja umożliwia wówczas dodanie informacji opisowych
  • Publicznych
  • Niepublicznych

Uzupełnienie stanu z dokumentem magazynowym

• Tworzymy dokument np. „Przyjęcie Wewnętrzne”
  • Wskazujemy magazyn docelowy
  • Deklarujemy datę dokumentu
  • Określamy walutę i kurs dla waluty
  • Wskazujemy produkty wybierając jedną z kart którą chcemy uzupełnić określając:
    • ilość produktów
    • cenę netto
    • stawkę podatku VAT
  • Opis dla dokumentu

Gdy produkt wymaga numeru seryjnego.

Uzupełnienie stanu bez dokumentu magazynowego

• Ilość produktów
• Magazyn docelowy na który wprowadzamy produkty
• Definiujemy etykiety
  • Podstawowy numer seryjny * pole uzupełniane jednorazowo bez możliwości zmiany
  • Etykieta 1 – pole konfigurowalne w zależności od zastosowania dla całego systemu (np. adres IP) * wartość może zostać zmieniona podczas edycji
  • Etykieta 2 – pole konfigurowalne w zależności od zastosowania dla całego systemu (np. EAN) * wartość może zostać zmieniona podczas edycji
• Określamy czy Produkt Serwisowany – TAK / NIE – wpływa na sposób wyświetlania szczegółów produktu
• Parametryzacja umożliwia wówczas dodanie informacji opisowych
  • Publicznych
  • Niepublicznych

Uzupełnienie stanu z dokumentem magazynowym

Różni się tylko tym od alternatywy, że użytkownik musi wprowadzić numery seryjne adekwatnie do ilości sztuk zakupionych produktów.

Po skutecznym utworzeniu Karty Produktów – użytkownik zyskuje możliwość przeglądania wielu powiązanych elementów, w zależności od poziomu uprawnień.

Podstawowe sekcje relacji z Kartą Produktu:

• Pozycje – czyli konkretne sztuki produktów jakie zostały przypisane do karty z uwzględnieniem:
  • numeru seryjnego / lub nie
  • ilości
  • terminu gwarancji
  • opisem
  • + czy produkt dodany do ulubionych
• Magazynowe – wykaz magazynów na których znajdują się produkty z danej karty
  • Nazwa magazynu
  • Ilość sztuk
  • Ilość sztuk zablokowanych
  • Lokalizacja magazynu
• Wykaz zgłoszeń dla karty produktów
• Wykaz powiązanych plików
• Wykaz powiązanych dokumentów
• Wykaz relacji * jakie inne karty są kompatybilne lub zamienne z oglądaną
• Notatki dla karty

Widok szczegółów produktu jest jednym z najbardziej zaawansowanych i uzależnionych od aktywności i konfiguracji. Wśród elementów dostępnych dla użytkownika znajdować się mogą:

• Powiązane
  • Zgłoszenia
  • Zadania
  • Umowy
  • Dokumenty
  • Pliki
• Drzewo relacji z innymi produktami (komponenty, następcy, materiały eksploatacyjne itp)
• Dane metryczne
  • Aktualny stan licznikowy (wykres słupkowy)
  • Trend zmiany licznika w czasie (wykres liniowy)
  • Tabela licznikowa z możliwością moderowania licznika
• Notatki
• Szczegóły
  • Wykaz anomalii dla produktu
  • Termin gwarancji
  • Termin przeglądu
  • Lokalizacja magazynowa z opcją modyfikacji
  • Wykaz zdarzeń (lot)

Warranticon to narzędzie, które usprawnia procesy związane z realizacją zamówień np. eCommerce – poprzez wykorzystanie zaawansowanych funkcjonalności WMS i FSM.

WMS – czyli obsługa stanów magazynowych z wykorzystaniem dokumentów magazynowych i finansowych, FSM – czyli zarządzanie zgłoszeniami i usługami – również w kontekście produktów zaawansowanych technologicznie, wyposażonych w numery seryjne.
Warranticon pomaga w oznakowaniu towaru np. kodem kreskowym, aby w kolejności uniknąć błędów przy pakowaniu towaru do paczek. Wiele złożonych integracji np. z ERP jak Subiekt GT, czy z kurierami poprzez Furgonetka.pl, oraz z silnikami sklepów internetowych jak np. PrestaShop – pozwala użytkownikowi wykonać wszystkie niezbędne czynności logistyczne w jednym systemie.

Wybrane cechy funkcjonalne z perspektywy eCommerce

• Zarządzanie i procesowanie zamówień (dodawanie manualne lub automatyczne poprzez integrację z silnikami sklepów internetowych).
• Automatyczne powiadamianie poprzez wysłanie SMS lub E-mail do klientów o dostępności stanu magazynowego, w momencie, w którym klient zgłosił takie oczekiwanie.
• Rejestrowanie kontrahentów wraz z lokalizacjami.
• Automatyzacja procesu zwrotów poprzez implementację kodów QR oraz integrację z mechanizmami płatności elektronicznych (np. Przelewy 24).
• Charakteryzowanie towaru kodami kreskowymi.
• Znakowanie towaru automatycznie generowanymi etykietami.
• Integracja z kasą fiskalną lub systemem FK np. Subiekt GT.

Źródeł wpływających wezwań może być wiele, a jednym z nich są oczywiście wiadomości e-mail wysyłane na konkretną skrzynkę pocztową np: serwis@nazwatwojejfirmy.pl.

Moduł dyspozytora poczty to narzędzie, które pomoże zautomatyzować odbieranie wiadomości wysyłanych na ten serwisowy adres e-mail, a jednocześnie pomoże w koordynować odpowiedzi do klientów. Ten aspekt jest szczególnie ważny, aby klient wiedział, że wiadomość do serwisu dotarła i oczekuje na dalsze procesowanie.

Moduł dyspozytora poczty wywołujemy z poziomu górnego menu, gdzie znajduje się dedykowana ikona z otwartą kopertą (gdy w skrzynce e-mail, znajdują się wiadomości oczekujące – zobaczymy ile ich jest).

Konfiguracja modułu Dyspozytora.

Pola konieczne do zdefiniowania pozwalają aplikacji połączyć się z serwerem pocztowym poprzez protokół IMAP, zatem niezbędne jest zdefiniowania danych logowania do serwera – te informacje są zazwyczaj indywidualne względem konkretnego dostawcy usługi pocztowej.

Bardzo ważnym aspektem jest wskazanie docelowego Foldera poczty przychodzącej, jaki jest zdefiniowany na Twoim koncie – oraz poczty wychodzącej – dzięki czemu Warranticon będzie mógł zaprezentować historię komunikacji z klientem.

Zobacz przykłady konfiguracji dla kilku wybranych dostawców.

Połączenie Dyspozytora Poczty z Kontem na @gmail.com – wymaga odblokowania funkcji blokujących dostęp do poczty.

Koniecznie odblokuj „Dostęp mniej bezpiecznych aplikacji” – w przeciwnym wypadku Warranticon nie zostanie dopuszczony do Twojej skrzynki. Jak to zrobić?

1. Zaloguj się do swojego konta poprzez gmail.com.
2. Przejdź do zakładki „Zarządzaj kontem gmail” (https://myaccount.google.com)
3. Przejdź do zakładki „Bezpieczeństwo„
4. Odszukaj sekcję „Dostęp mniej bezpiecznych aplikacji„
5. Ustaw „Zezwalaj na mniej bezpieczne aplikacje: WŁĄCZONE„

Po prawidłowej akceptacji otrzymasz wiadomość e-mail od operatora.

Teraz możesz wrócić do swojego konta w portalu Warranticon i przejść do sekcji „Organizacje Systemowe / Zaawansowane Ustawienia E-mail”

Zaawansowane Ustawienia E-mail

1. Wprowadź swój adres e-mail: xyz@gmail.com
2. Zdefiniuj nazwę użytkownika: np: xyz@gmail.com lub Serwis Firmy X
3. Określ hasło dostępu do konta: *****
4. Ustaw połączenie IMAP
   • Serwer IMAP: imap.gmail.com
   • Port IMAP: 993
   • Security Options: UseSslOrTls
5. Okres połączenie SMTP
   • Serwer IMAP: smtp.gmail.com
   • Port IMAP: 587
   • Security Options: UseStartTls
6. Kliknij przycisk sprawdź połączenie
7. Kliknij przycisk „Generuj drzewo i wskaż folder”
   • określ folder w którym przechowywana jest poczta przychodząca (INBOX),
   • określ folder w którym przechowywana jest poczta wychodząca (SENT).

więcej informacji konfiguracyjnych serwera GMAIL znajdziesz tutaj https://support.google.com/mail/answer/7126229

Połączenie Dyspozytora Poczty z Kontem na @twojadomena.com lub @office365.com – wymaga odblokowania funkcji blokujących dostęp do poczty.

Koniecznie wyłącz „funkcję podwójnej autoryzacji dla konta z którego chcesz korzystać” – w przeciwnym wypadku Warranticon nie zostanie dopuszczony do Twojej skrzynki. Jak to zrobić?

1. Zaloguj się do swojego konta poprzez https://login.microsoftonline.com.
2. Upewnij się, że funkcja podwójnej autoryzacji nie jest aktywna.  

Po pozytywnej weryfikacji skonfiguruj konto według następujących danych.

Zaawansowane Ustawienia E-mail

1. Wprowadź swój adres e-mail: xyz@office.com
2. Zdefiniuj nazwę użytkownika: np: xyz@office.com lub Serwis Firmy X
3. Określ hasło dostępu do konta: *****
4. Ustaw połączenie IMAP
   • Serwer IMAP: outlook.office365.com
   • Port IMAP: 993
   • Security Options: Auto
5. Okres połączenie SMTP
   • Serwer IMAP: outlook.office365.com
   • Port IMAP: 587
   • Security Options: Auto
6. Kliknij przycisk sprawdź połączenie
7. Kliknij przycisk „Generuj drzewo i wskaż folder”
   • określ folder w którym przechowywana jest poczta przychodząca (INBOX),
   • określ folder w którym przechowywana jest poczta wychodząca (SENT).

Połączenie Dyspozytora Poczty z kontem od home.pl wymaga właściwego zdefiniowania parametrów SMTP i IMAP.

Po pozytywnej weryfikacji skonfiguruj konto według następujących danych.

Zaawansowane Ustawienia E-mail

1. Wprowadź swój adres e-mail: xyz@twojadomena.com
2. Zdefiniuj nazwę użytkownika: np: xyz@twojadomena.com lub Serwis Firmy X
3. Określ hasło dostępu do konta: *****
4. Ustaw połączenie IMAP
   • Serwer IMAP: twojekonto.home.pl
   • Port IMAP: 993
   • Security Options: Auto
5. Okres połączenie SMTP
   • Serwer IMAP: outlook.office365.com
   • Port IMAP: 587
   • Security Options: Auto
6. Kliknij przycisk sprawdź połączenie
7. Kliknij przycisk „Generuj drzewo i wskaż folder”
   • określ folder w którym przechowywana jest poczta przychodząca (INBOX),
   • określ folder w którym przechowywana jest poczta wychodząca (SENT).

Integracje z zewnętrznymi systemami wymagają często dedykowanej konfiguracji ustawień systemu. W tej sekcji pojawiać się będą wskazówki dotyczące konfiguracji poszczególnych mechanizmów.

Integracja z systemem furgonetka.pl bazuje na wymianie informacji między systemami dzięki REST API. Aktualnie, aby udrożnić synchronizację danych z platformą fakturownia.pl konieczne jest wykonanie kilku kroków konfiguracyjnych.

Konfiguracja połączenia z Fakturownia.pl

• Przechodzimy do zakładki Ikona Konfiguracji > „Organizacje Systemowe„,
• Z listy dostępnych pozycji wybieramy „Ustawienia Integracji ERP” > „Konfiguracja” i wprowadzamy 3 wartości:
  • Adres Web API (wzór: https://xxx.fakturownia.pl)
  • Token dla Web API (ciąg znaków pobrany z fakturowni)
  • Użytkownik – wskazujemy konto użytkownika Warranticon, które będzie identyfikowało pozycje w systemie – dodane przez REST API)
• Przechodzimy do konfiguracji dedykowanej – zakładka „Konfiguracja” i edytujemy pole „Dedykowanego typu dokumentu dla kosztorysów” gdzie możemy wskazać punkt który będzie w Warranticonie traktowany jako kosztorys, do wyboru:
  • Proforma – Faktura Proforma
  • Estimate – Estymacja
  • ClientOrder – Zamówienie

Synchronizacja Kosztorysów

Gdy moduł odpowiadający za integrację z fakturowania jest właściwie skonfigurowany możliwe jest wskazanie Kontrahenta – którego kosztorysy będą automatycznie pobierane do systemu Warranticon. Wystarczy zaznaczyć w karcie szczegółów Kontrahenta ikonę synchronizacji z ERP – aby system cyklicznie sprawdzał i synchronizował kosztorysy z Warranticon z tymi w Fakturownia. 

Warranticon automatycznie przyporządkuje kosztorys wystawiony dla konkretnego produktu jeżeli w polu z fakturowni „Numer Zamówienia” pojawi się wpis odpowiadający numerowi seryjnemu produktu z listy dostępnej w systemie Warranticon.  

Integracja do PrestaShop od wersji 1.7.5+

Integracja z systemem warranticon.com odbywa się za pomocą wtyczki, która jest implementowana w PrestaShopie. Wtyczka łączy się z systemem za pomocą standardów REST API.

Integracja działa w obszarach:

• Konta klienta
• Adresów dla klienta
• Realizacji zamówienia
• Katalogu produktów
• Stanów magazynowych

Konto klienta

Konto klienta jest synchronizowane w kierunku PrestaShop > Warranticon.
Dane są aktualizowane w bazie Warranticon w momencie utworzenia obiektu w PrestaShop.
Synchronizacja nie działa w odwrotnym kierunku Warranticon > PrestaShop.

Adresy dla klientów
Adresy są synchronizowane PrestaShop > Warranticon.
Adresy dla klientów są synchronizowane w momencie utworzenia zamówienia.
Podczas synchronizacji zamówienia są tworzone odzwierciedlone obiekty adresów w instancji Warranticon.
Synchronizacja nie działa w odwrotnym kierunku Warranticon > PrestaShop.

Realizacja zamówienia
Zamówienia są synchronizowane PrestaShop > Warranticon.
Warranticon przekazuje do PrestaShop statusy zamówienia.
Zamówienie jest synchronizowane w momencie powstania zamówienia w czasie rzeczywistym.

Synchronizacja katalogu produktów
Na karcie edycji produktu widnieje przycisk ,,Rozpocznij synchronizację produktu”. Po kliknięciu w przycisk system prześle wybrany produkt do kolejki produktów oczekujących na synchronizację. Następnie zostaniemy przeniesieni do podstrony z listą produktów oczekujących na synchronizację.

Dostępne są dwie opcje:

• Synchronizuj produkty
• Synchronizuj zdjęcia

Po kliknięciu jednej z dostępnych opcji rozpocznie się proces synchronizacji.
Synchronizacja działa w kierunku PrestaShop > Warranticon.

Stany magazynowe
Stany magazynowe są synchronizowane w momencie wykrycia różnicy w ilościach pomiędzy sklepem internetowym, a systemem Warranticon.

Stany są synchronizowane w dwóch sytuacjach:

• Aktualizacja koszyka przez klienta (dodanie produktu do koszyka, zwiększenie jego ilości lub usunięcie pozycji z koszyka).
• Za pomocą mechanizmu CRON w czasie określonym przez harmonogram.

Synchronizacja produktów działa na podstawie znacznika czasu.

Hooki

Lista:

• actionProductSave
• actionProductUpdate
• actionProductAttributeUpdate
• actionCustomerAccountAdd
• actionCustomerAccountUpdate
• actionValidateOrder
• actionPaymentConfirmation
• actionCartSave

*Podczas aktualizacji wtyczki Hooki mogą być rozszerzane o nowe pozycje.

CRON

Integracja PrestaShop – Warranticon wykorzystuje mechanizmy „Cron Jobs”.

System cron’ów został zaimplementowany, aby w przypadku wystąpienia problemów z synchronizacją danych, ponowić ich próbę synchronizacji. Jeśli dane nie zostaną zsynchronizowane 5 krotnie, system zaprzestaje synchronizacji.

UWAGI

Zamówienia
Synchronizacja danych dotyczących zamówienia odbywa się przy wykorzystaniu funkcji , metod i tabeli w bazie danych integracji firm trzecich takich jak płatności, czy kurierzy.

Przy każdej implementacji nowej metod płatności lub nowych metod dla kurierów poprzez nowy moduł lub aktualizację modułu do najnowszych wersji zalecane jest zgłoszenie zdarzenia na helpdesk Warranticon, celem weryfikacji prawidłowego funkcjonowania w kontekście obsługi w systemie Warranticon.

Baza danych

Integracja wykorzystuje bazę danych do zapisywania powiązanych identyfikatorów PrestaShop – Warranticon.

Dane są zapisywane w poniższych tabelkach:

PREFIX_warranticon_sync_cronjobs_addresses

PREFIX_warranticon_sync_cronjobs_customer

PREFIX_warranticon_sync_cronjobs_orders

PREFIX_warranticon_sync_cronjobs_products

PREFIX_warranticon_logs

W przypadku bezpośredniej ingerencji w bazę danych należy zwrócić szczególną uwagę na tabele *warranticon_sync_cronjobs*. W przypadku ich usunięcia może dojść do nieodwracalnej utraty danych dotyczącej synchronizacji.

Warranticon WHS to dedykowana aplikacja na system operacyjny Windows – która umożliwia bezpośrednie podłączenie drukarek typu:

• drukarka dokumentu
• drukarka etykiet
• drukarka kodów kreskowych

oraz wskazanie tych które przy określonych stanowiskach pracy powinny zostać wykorzystywane jako domyślne podczas prac związanych z logistyką zamówienia.

Pliki instalacyjne

• Warranticon WHS – kliknij, aby pobrać;
• Windows Addons:
  • Dotnet Hosting – kliknij, aby pobrać;
  • Windows Desktop Runtime – kliknij, aby pobrać;