https://warranticon.com/wp-content/uploads/2020/11/new-secretary-warranticon.jpg

Rejestracja zgłoszeń. Walka z chaosem.

16 listopada 2020przez Ewa0

Firmy serwisowe świadczą swoje usługi na podstawie zgłoszeń od klientów. Wydaje się to banalnie proste. Osoba odpowiedzialna za kontakt z klientem przyjmuje zgłoszenie, ewidencjonuje je i przetwarza na zadanie. Co się dzieje, gdy zgłoszeń jest dziesiątki, a nawet setki dziennie? Gdy pochodzą z różnych źródeł, a każde z nich trzeba kontrolować? Chaos i bałagan. Odbieramy telefon, odczytujemy maile, przy okazji kolega z firmy przekazuje nam kolejne zgłoszenie, które otrzymał. Dyspozytor serwisu ma pełne ręce roboty, a dodatkowo musi zapamiętać istotne szczegóły i przekazać je serwisantowi. Na dodatek w tym samym czasie dzwoni partner i potrzebuje naszej pomocy w świadczeniu usług dla swoich klientów. Można się pogubić…, a wystarczyłoby, żeby wszystkie zgłoszenia jakie trafiają do firmy znalazły się w jednym miejscu, gdzie będziemy mieć możliwość dalszego ich procesowania…

Warranticon jest systemem ticketowym, czyli systemem porządkującym zgłoszenia. System ticketowy zwiększa szybkość i jakość obsługi, przez co klienci są bardziej zadowoleni z jakości świadczonych usług. To znaczy, że każdy e-mail, chat, wypełnienie formularza na stronie, odebrane połączenie telefoniczne trafia na listę zdarzeń w danym tickecie. Może być nawet rejestrowane przez technika w trakcie wizyty serwisowej. Klient automatycznie otrzymuje informacje o statusie swojego zgłoszenia z systemu, dzięki czemu możemy zaoszczędzić czas pracy i utrzymywać zadowolenie klienta z wykonywanych usług przez uniknięcie nieporozumień.


Warranticon optymalizuje i dynamicznie zawęża listę pól do wyboru, aby szybko i sprawnie zarejestrować zgłoszenie bez ewentualnych pomyłek.

Zgłoszenie w systemie Warranticon definiuje się w 5 prostych, szybkich, a często automatycznych krokach:

  • wybierz produkt lub usługę;
  • wskaż kontrahenta i lokalizację;
  • powiąż produkt z jego użytkownikiem faktycznym oraz osobą zgłaszającą;
  • ustal priorytet zgłoszenia;
  • scharakteryzuj zdarzenie;

Jakie mechanizmy rejestracji zgłoszeń oferuje Warranticon?

  • manualne rejestrowanie zgłoszenia serwisowego np. zgłoszenie telefoniczne,
  • automatyczna integracja z firmową pocztą e-mail za pomocą modułu „dyspozytora pocztowego” . Możliwość podłączenia tzw. skrzynki serwisowej i automatycznego przekształcania wiadomości e-mail na zgłoszenia w systemie Warranticon,
  • platformę dla klientów – „strefę klienta”, gdzie osoby logujące się – klienci – mogą zgłaszać potrzebę serwisową,
  • zgłoszenie przez formularz kontaktowy na stronie internetowej firmy użytkownika. Formularz integruje się przez API z systemem serwisowym Warranticon i po przesłaniu wypełnionego formularza automatycznie w systemie powstaje nowe zgłoszenie,
  • integracja z dowolną, zewnętrzną aplikacją, która posiada mechanizm odbierania poczty elektronicznej, za pomocą API,
  • automatyczne zgłoszenia, które tworzą się w następstwie zaplanowanych wydarzeń cyklicznych np. przegląd lub konserwacja.

Zgłoszenia są ściśle powiązane z modułem odpowiadającym za zadania. Zależności wynikają z wielu aspektów logicznych. Do jednego zgłoszenia możemy przypisać nieskończoną liczbę zadań. Gdy wszystkie zadania przypisane do jednego zgłoszenia nie zostaną zakończone, wówczas nie ma możliwości jego zamknięcia. Za pełny proces obsługi zgłoszenia odpowiadają właśnie zadania – które profilowane są z uwzględnieniem rozszerzonych funkcjonalności kontroli statusu i realizacji.

Ewa

Ewa odpowiada za pierwszy kontakt w sprawie systemu Warranticon i specjalizuje się w zakresie Obsługi przedsprzedażowej. W przypadku pytań o funkcjonalności systemu i wycenę poszczególnych modułów warto skontaktować się z Ewą, która dostosuje ofertę do oczekiwań użytkowników.

Odpowiedz

Twój adres e-mail nie będzie prezentowany przy odpowiedzi. Wymagane pola zaznaczone są gwiazdką *

Ediko Sp. z o.o. 2020 – warranticon.com – wszystkie prawa zastrzeżone.

Ediko Sp. z o.o. 2020 – warranticon.com – wszystkie prawa zastrzeżone.

bt_bb_section_top_section_coverage_image