Jak optymalizować, standaryzować i automatyzować czynności związane z procesowaniem zadań w systemie serwisowym? Usługi to w dużym stopniu właściwa koordynacja zadań związanych z realizacją zgłoszeń – tych powstających automatycznie i tych generowanych manualnie.
Warranticon poświęca dużo uwagi na prawidłowe opisanie zadania – przypisanie go do źródła oraz do osób lub podmiotów realizujących zadanie. System traktuje każde zgłoszenie jako projekt do którego możemy przypisać jedno lub więcej zadań, a następnie procesować je aż do momentu rozliczenia.
Tworzenie zadania
Podczas manualnego tworzenia zadania Warranticon pomaga w szybszym dobraniu odpowiednich parametrów, pamiętając o relacji produktu, którego zadanie dotyczy. Automatyczne podpowiedzi pozwalając często skrócić pracę związaną z poszukiwaniem powiązań między modułami, a jednocześnie wskazać zadania poprzedzające. Optymalnie zaprezentowany widok dodawania zadania sprawia, że praca z systemem staje się przyjemna i intuicyjna.
Proces realizacji zadania
Każde zadanie realizowane przez Warranticon posiada swój bieżący etap:
- Nowe zadanie – to etap inicjujący w którym istnieją już podstawowe relacje i we właściwym momencie możemy przejść do kolejnego kroku, czyli
- Zadanie przypisane – wymaga od dyspozytora lub koordynatora wyznaczenia osób, którym zadanie zostanie przydzielone. Jeśli to nastąpi przechodzimy do następnego etapu, który inicjuje wykonawca
- Zadanie w toku – jest sygnałem, że podjęte zostały działania zmierzające do rozwiązania problemu.
- Rozwiązane – oznacza, że czas obsługi zostaje zatrzymany, a zgłaszający problem zaakceptował wynik końcowy.
- Po rozwiązaniu zadania możliwe jest określenie parametrów pozwalających na finalne Rozliczenie lub Zakończenie zadania. Rozliczeniu towarzyszy kilka kluczowych czynników:
- suma czasu pracy poświęconego na wykonanie zadania,
- koszt roboczo-godziny technika lub osoby zaangażowanej w proces,
- wykaz produktów i usług wykorzystanych do zamknięcia zadania;
- Na każdym etapie możliwe jest również Anulowanie – co ostatecznie kończy proces obsługi zadania.
Przepływ zadania między poszczególnymi etapami jest monitorowany, dzięki czemu możliwe jest kontrolowanie czasu poświęconego na jego realizację. Jednocześnie w trakcie rozliczania zadania możliwe jest wygenerowanie dodatkowych dokumentów, na przykład faktur kosztowych lub dokumentów magazynowych.
Zadanie może zostać zapisane do pliku PDF, a następnie wydrukowane w przystępny i przejrzysty sposób. Wydruk jest często wykorzystywany w momencie w którym zleceniodawca potrzebuje papierowego dokumentu, natomiast już coraz więcej firm zgadza się na akceptowanie dokumentów elektronicznych na urządzeniu mobilnym.
