Prawidłowe zarządzanie dokumentami to wyzwanie przed którym stoi niemal każdy, kto odpowiada za porządkowanie archiwum lub za przekazywanie informacji. Warranticon automatyzuje proces związany z gromadzeniem informacji wokół określonych modułów – tak abyśmy mogli załączyć zewnętrzny plik do dowolnego zagadnienia w systemie.

Załącznik

Potrzeby użytkowników grupowane są na podstawie sposobu pracy z modułem:

• Kontrahent – to moduł do którego możemy załączyć np.:
  • dokumentację EXCEL dotyczącą audytu,
  • strukturę organizacyjną w postaci obrazu JPG,
  • dokumenty rejestrowe w postaci PDF, czy
  • papier firmowy w formacie DOC.

Każdy moduł często wymaga dokumentowania:

• Karta produktu, może zostać wyposażona w pliki:
  • instrukcji obsługi w formatach HTML,
  • filmy instruktażowe w formacie MP4,
  • broszury marketingowe lub packshoty w formacie PNG,
• Produkt – to miejsce dedykowane konkretnej sztuce urządzenia czy towaru, które możemy rozszerzyć o
  • zdjęcie JPG tabliczki znamionowej,
  • lub fotografię dokumentującą stan wizualny urządzenia
• Zgłoszenie – często zawiera serię dodatkowych plików zdjęciowych lub skanów
• Zadanie – może być udokumentowane zdjęciem z wynikiem pracy
• Umowa – jest natomiast miejscem, gdzie w postaci plików możemy przechowywać wszystkie szkice, skany podpisanych dokumentów czy aneksów.

Powiązanie plików z modułem np. produktu, jest tylko pierwszym ważnym aspektem do wygenerowania wartościowego wykazu plików.

Kategoryzowanie

Często pliki są dodatkowo segregowane w folderach lub znakowane dedykowanymi cechami. Jeśli opracujemy swoją dedykowaną strukturę kategoryzacji, możemy dostosować ją do indywidualnych potrzeb, a następnie płynnie się wokół niej poruszać.

• Kategoryzacja pozwoli na stworzenie bazy wiedzy zbudowanej z plików specyfikacji technicznych dotyczących na przykład urządzeń określonego producenta;
• Umowy mogą być oznaczone pod względem ogólnego charakteru lub na przykład docelowej wartości finansowej;
• Proces typowy dla realizacji zadań to na przykład raport z realizacji, który pozwoli usprawnić ponowne rozwiązanie analogicznego błędu – tworząc tag w postaci kodu błędu serwisowego – szybko będziemy mogli odnaleźć wskazówki, które dodała inna osoba.

Dodawanie

Mechanizm dodawania jednego lub wielu plików rozbudowany o funkcjonalność automatycznego ich załączania, może stać się ważnym procesem gromadzenie i porządkowania wiedzy, a w kolejności istotnym czynnikiem budowania procesów obiegu dokumentów.