- Podmiotem odpowiedzialnym za przetwarzanie danych osobowych jest Ediko Sp. z o. o. z siedzibą przy ul. Nakielskiej 3, 01-106 Warszawa, Polska.
- Zakres danych ze zbioru „Dane powierzane” obejmuje dane Licencjobiorcy oraz Kontrahentów administratora, będące danymi zwykłymi, a w szczególności: Imię, Nazwisko, Numer identyfikacji podatkowej lub PESEL oraz dane pracowników Licencjobiorcy, będące danymi zwykłymi, a w szczególności: Adres poczty elektronicznej, Imię, Nazwisko, Funkcja w Systemie, Przypisany Dział Firmy;
- Licencjobiorca, będący administratorem wprowadzanych do Systemu danych ze zbioru “Dane powierzane”, powierza Licencjodawcy, w trybie art. 28 Rozporządzenia, jako przedmiot przetwarzania, dane osobowe w zakresie zgodnym i wybranym przez Licencjobiorcę do tego zbioru, zgodnie z zakresem wyszczególnionym ust. 2;
- Przetwarzanie powierzonych danych osobowych po stronie Licencjodawcy odbywa się przy wykorzystaniu systemów informatycznych wykorzystywanych do komunikacji z Licencjobiorcą i następuje wyłącznie w celu oraz w zakresie realizacji Usług;
- W chwili rejestracji i zakładania Konta w Systemie, Użytkownik jest proszony o podanie danych. Danymi podawanymi przy rejestracji są dane dotyczące obsługi Konta w Systemie, tj. adres email Użytkownika, login (generowany na podstawie adresu mailowego Użytkownika) oraz hasło. Poniższe dane mogą zostać wprowadzone do Systemu dobrowolnie:
- Nazwa firmy,
- Imię,
- Nazwisko,
- Numer telefony kontaktowego,
- Licencjodawca wykorzystuje dodatkowe dane, które mogą być udostępniane przez Użytkownika lub jego urządzenie, w celu świadczenia kompleksowych Usług oraz gwarancji dostępu do oferowanych funkcji Systemu w obrębie przeglądarki;
- Licencjodawca przetwarza dane pobierane w procesie interakcji urządzenia Użytkownika z przeglądarką, które to dane zostały opisane w ust.5;
- Podczas zakładania Konta w Systemie oraz korzystania z niego Licencjodawca informuje Użytkowników o gromadzeniu i wykorzystywaniu danych. Tam gdzie jest to wymagane, Użytkownik proszony jest o wyrażenie zgody na wskazane działania Licencjodawcy;
- Dane zbierane przez Licencjodawcę podczas korzystania z Systemu są przetwarzane w poniżej określonych zakresie i celach:
- Świadczenie Usługi – dane Użytkownika będą przetwarzane w celu zapewnienia poprawnego funkcjonowania Usługi oraz przesyłania dokumentów, linków weryfikacyjnych, wiadomości autoryzujących dostęp do Systemu oraz powiadomień systemowych;
- Kontakt z Działem Obsługi Klienta w celu świadczenia pomocy technicznej – dane Licencjobiorcy i/lub Użytkownika będą wykorzystywane w celach kontaktu z Licencjobiorcą i/lub Użytkownikiem oraz udzielenia mu pomocy technicznej. Podczas obsługi Licencjobiorcy i/lub Użytkownika oraz udzielania pomocy technicznej Licencjodawca może wykorzystać dostęp do wszelkich danych, znajdujących się w zakładce Ustawienia, między innymi: danych ustawień Konta, danych firm i działów, wybranego Planu Abonamentowego, Okresu Rozliczeniowego, a także faktur wystawionych przez Licencjodawcę na rzecz Licencjobiorcy, płatności, informacji o przeglądarce, integracjach, API tokenie, aktywnościach Użytkownika, danych z Konta Użytkownika, czy danych o programach partnerskich;
- Rozliczania, fakturowania, księgowania transakcji oraz prowadzenia działalności – dane Licencjobiorcy będą wykorzystane do rozliczeń oraz wystawienia dokumentów finansowych za świadczoną Usługę. Dane będą przetwarzane w celach archiwizacji dokumentów przez okres zgodny z przepisami prawa polskiego i unijnego, w tym Rozporządzenia. Dane te będą przechowywane w należyty sposób i chronione przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem. Dane mogą zostać wykorzystane w celach realizacji funkcji audytowych oraz na inne potrzeby wewnętrzne, takie jak diagnostyka problemów technicznych oraz administracja Systemem;
- Wysyłania informacji o Usłudze i informacji handlowej oraz innych celach marketingowych – dane Użytkownika będą wykorzystywane do przesyłania informacji o Usłudze: wprowadzanych nowych funkcjach i integracjach Systemu, informacji o zmianach prawnych, zmianach systemowych oraz do przesyłania informacji handlowej, informowania Licencjobiorcy o aktualnych rabatach oraz akcjach promocyjnych, a także informowania o rozwiązaniach podmiotów współpracujących z Licencjodawcą. Licencjodawca może wykorzystać posiadane dane w celach personalizacji komunikacji na temat Usług;
- W przypadkach, w których zgodnie z prawem Licencjodawca ma obowiązek uzyskać zgodę na przesyłanie korespondencji, Licencjobiorca i/lub Użytkownik zostanie poproszony o wyrażenie zgody na przesyłanie materiałów marketingowych;
- Zapewnienie bezpieczeństwa Użytkownikom Systemu oraz ochrony praw, mienia i własności Licencjodawcę – dane o sposobie korzystania z Systemu mogą zostać wykorzystane przez Licencjodawcę w celu zapobiegania oraz wykrywania nadużyć, oszustw, łamania prawa oraz postanowień;
- W zakresie Regulaminu, a także stosowania odpowiedzi na kierowane do Licencjodawcy żądania ze strony uprawnionych organów państwowych oraz w celach zachowania zgodności funkcjonowania działalności Licencjodawcy z obowiązującymi przepisami prawa;
- Tworzenia statystyk oraz rozwoju Systemu – Licencjodawca wykorzystuje dane dotyczące sposobu korzystania z Systemu przez Użytkowników w celu lepszego zrozumienia ich zachowań oraz preferencji. Na podstawie tych danych Licencjodawca tworzy statystyki oraz stara się zrozumieć jaki sposób przedstawienia Usługi będzie dla Użytkownika satysfakcjonujący oraz atrakcyjny;
- Umożliwienia korzystania z integracji z innymi systemami – Licencjodawca przetwarza dane dostępowe dla aplikacji zintegrowanych z Systemem w celu przekazywania informacji (np. treści dokumentów w przypadku integracji z systemem CRM , kwot płatności w przypadku integracji Płatności on-line etc.) do tych aplikacji, zgodnie z zasadami działania uruchamianej przez Licencjobiorcę integracji;
- Inne cele – Licencjodawca może wykorzystywać dane osobowe Użytkowników w inny sposób, o czym Licencjobiorca będzie każdorazowo informowany, a w przypadku gdy obowiązujące prawo wymaga od Licencjodawcy posiadania dodatkowej zgody na przetwarzanie danych, poprosi on Użytkownika lub Licencjobiorcę o jej wyrażenie;
- Licencjodawca w celu zabezpieczenia przetwarzanych danych stosuje środki organizacyjne i techniczne zgodne z przepisami prawa polskiego i unijnego w tym Rozporządzeniem oraz połączenia szyfrowane przez protokół SSL;
- Licencjodawca przetwarza powierzone mu do przetwarzania dane w okresie świadczenia Usługi, tj. od momentu założenia Konta w Systemie do 30 dni po skasowaniu Konta Użytkownika w Systemie.Okres trzydziestodniowego przetwarzania danych związany jest z istnieniem backupów Systemu, dzięki którym Licencjodawca umożliwia zachowanie integralności danych podczas świadczenia Usługi. Jeśli prawo polskie lub unijne stanowi inaczej, okres przetwarzania danych może zostać wydłużony.
- Licencjodawca, po zakończeniu świadczenia Usług związanych z przetwarzaniem, zależnie od decyzji Licencjobiorcy usuwa lub zwraca mu wszelkie dane osobowe oraz usuwa wszelkie ich istniejące kopie, chyba że prawo polskie lub unijne nakazują przechowywanie tychże;
- Licencjodawca zobowiązuje się, w ramach swojej organizacji, przetwarzać powierzone dane ze szczególną starannością, zgodnie z Rozporządzeniem oraz innymi przepisami prawa powszechnie obowiązującego, które chronią prawa osób, których dane dotyczą, w szczególności poprzez zastosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę przetwarzania danych osobowych adekwatną do zagrożeń związanych z przetwarzaniem danych osobowych, o których mowa w art. 32 Rozporządzenia;
- Licencjodawca zobowiązuje się do nadania upoważnień do przetwarzania danych osobowych wszystkim osobom, które będą przetwarzały powierzone dane w celu realizacji Umowy oraz zobligować je do zachowania w tajemnicy (o której mowa w art. 28 ust 3 pkt b Rozporządzenia) przetwarzanych danych zarówno w trakcie zatrudniania ich przez Licencjodawcę, jak i po ustaniu zatrudnienia;
- Biorąc pod uwagę charakter przetwarzania, w miarę możliwości Licencjodawca będzie pomagał Użytkownikowi administrującemu danymi w niezbędnym zakresie, poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne wywiązać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą, w zakresie wykonywania jej praw określonych w rozdziale III Rozporządzenia oraz, uwzględniając charakter przetwarzania oraz dostępne mu informacje, będzie pomagał administratorowi wywiązać się z obowiązków określonych w art. 32–36 Rozporządzenia;
- Licencjodawca po stwierdzeniu naruszenia ochrony danych osobowych bez zbędnej zwłoki zgłasza ten fakt Licencjobiorcy;
- Zgodnie z art. 28 ust. 3 pkt h Rozporządzenia Licencjobiorca będący Administratorem danych powierzanych Licencjodawcy ma prawo skontrolowania, czy środki zastosowane przez Licencjodawcę przy przetwarzaniu i zabezpieczeniu powierzonych danych osobowych spełniają postanowienia Regulaminu. Prawo do przedmiotowej kontroli może być realizowane w godzinach pracy Licencjodawcy tj. od poniedziałku do piątku w godzinach 9:00-16:00, z wykluczeniem dni ustawowo wolnych od pracy i z minimum siedmiodniowym uprzedzeniem o zamiarze dokonania kontroli. W trakcie kontroli Licencjodawca udostępni Licencjobiorcy administrującemu danymi powierzanymi wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych w art. 28 Rozporządzenia;
- W razie stwierdzenia uchybień w trakcie kontroli, Licencjodawca zobowiązuje się do ich usunięcia w terminie wskazanym przez Licencjobiorcę, jednakże nie dłuższym niż 14 dni;
- Licencjobiorca może rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym, gdy Licencjodawca, pomimo zobowiązania go do usunięcia uchybień stwierdzonych podczas kontroli, nie usunie ich w wyznaczonym terminie lub przetwarza dane osobowe w sposób niezgodny z niniejszym Regulaminem;
- Korzystanie z Systemu wymaga od Licencjobiorcy oraz akceptacji niniejszej Polityki Cookies i znaczników pikselowych, jak również umieszczenia po stronie przeglądarki internetowej Użytkownika tzw. plików Cookies, tj. małych plików tekstowych z informacjami wykorzystywanymi przez strony internetowe, łączące się z przeglądarką Licencjobiorcy i/lub Użytkownika;
- Podczas korzystania z Systemu Licencjodawca pobiera z przeglądarek Użytkowników i zapisuje informacje, które mogą zawierać dane osobowe. Licencjodawca pozyskuje te informacje korzystając z plików cookies oraz znaczników pikselowych;
- Okres aktywności plików cookies:
- Czasowe/tymczasowe – to pliki automatycznie usuwane po określonej dacie ważności;
- Stałe – to pliki aktywne na przeglądarce Użytkownika do chwili ich usunięcia przez Użytkownika, co może zostać przez niego dokonane w dowolnym momencie;
- Licencjobiorca i/lub Użytkownik ma prawo do skorzystania z oferowanych przez każdą przeglądarkę możliwości przeglądania, usuwania oraz ograniczania i kontrolowania przyjmowania plików cookie. W celu pozyskania dodatkowych informacji może zapoznać się z treścią pomocy lub ustawieniami prywatności/bezpieczeństwa w używanej przeglądarce. Usunięcie plikόw cookies może mieć jednak wpływ na poprawne działanie Systemu i jego funkcjonalność;
- Pliki cookies oraz znaczniki pikselowe mogą być również wykorzystane przez podmioty trzecie (np. Google, Facebook) do udostępnienia własnych treści czy reklam na stronach internetowych lub portalach w oparciu o zapisy z tych plików oraz z tych znaczników pikselowych;
- Licencjodawca wykorzystuje następujące rodzaje plikόw cookies przekazywane przez urządzenie Użytkownika:
- Techniczne – niezbędne do właściwego funkcjonowania Systemu tj. tymczasowe pliki przechowujące sesję użytkownika oraz umożliwiające działanie i usprawniające funkcjonowanie Systemu;
- Zewnętrzne – umieszczane przez serwisy zewnętrzne, z których korzysta Licencjodawcę, a na które nie ma wpływu (np. serwisy społecznościowe);
- Statystyczne – pliki umożliwiające prowadzenie statystyk Systemu;
- Reklamowe – w przypadku prowadzenia kampanii reklamowych, aby dostosować reklamę do użytkownika i zapamiętać jej ustawienia;
