Jak obsłużyć zwroty w sklepie internetowym i dlaczego to zagadnienie jest tak ważne w procesie sprzedaży? To pytanie, które teoretycznie jest bardzo oczywiste, ale praktycznie przysparza wiele problemów.
Sygnał od kuriera. Czyli czy na zwrot można się przygotować?
Obecnie dzięki aktywnej integracji z platformami kurierskimi, które dokładnie wiedzą, czy paczka dotarła do odbiorcy, czy może napotkała jakieś problemy – systemy z których korzystają sprzedawcy, mogą przygotować ich do podjęcia odpowiednich kroków. Warranticon posiada bardzo przejrzystą formę podglądu na jakim etapie, ile paczek jest w danym momencie. Dzięki temu paczka, która posiada aktywny status „zwracanej” to wskazówka, że możliwe będzie ponowne wystawienie tego produktu do sprzedaży.
Tworzenie dokumentu zwrotu. To szybsze wprowadzenie produktu do ponownego obiegu. Co jest ważne, gdy zwrot towaru zakupionego przez internet zajmuje zbyt dużo czasu.
Podczas kompletowania i pakowania paczki nie tylko ważny jest sam produkt i to czy to właściwy towar powędruje do klienta, ale również to, aby w paczce znalazły się niezbędne informacje dla kupującego.
- Faktura, paragon, a może dokument sprzedaży?
- List przewozowy z informacją o odbiorcy i o tym, czy paczka została już opłacona.
- Dokument zwrotu, czyli rodzaj formularza w którym klient oznacza zwracany towar i sygnalizuje powód zwrotu.
Te trzy dokumenty zawarte w paczce pozwolą sprzedającemu bardzo szybko przeprocesować zwrot.
Jak przeprowadzić prawidłowy zwrot towaru? Formularz zwrotu towaru.
- Paczka wraca do sprzedawcy z załączonym dokumentem. Tych paczek może być wiele zatem warto jest usprawnić identyfikowanie zwracanego zamówienia.
- Operator skanuje kod QR – zamieszczony na dokumencie zwrotu, dzięki czemu szybko zostaje przekierowany do elektronicznego formularza zwrotu.
- Operator skanuje lub rejestruje pozycje zwracanego towaru z możliwością uwzględnienia zmniejszenia wartości towaru (np. uszkodzenie)
- Następny krok to wskazanie miejsca docelowego dla towarów ze zwrotu. Może to być „magazyn sprzedaży” czyli taki z którego towar od razu trafia do ponownej sprzedaży, lub tymczasowy „magazyn zwrotów”, albo „magazyn towarów uszkodzonych”.
- Po zatwierdzeniu zwrotu Warranticon automatycznie generuje
- właściwy dokument magazynowy
- właściwą korektę dokumentu finansowego (korekta faktury, lub korekta paragonu – niefiskalna, lub korekta dokumentu sprzedaży)
- Warranticon umożliwia na tym etapie podział uprawnień, czyli jeżeli operator nie ma dostępu do zarządzania pieniędzmi, wówczas następny poziom np. kierownik, autoryzuje zwrot kwoty w integracji z systemem płatności (np. Przelewy24).
- Zakończony proces ma również odwzorowanie w zmianie statusu zamówienia w silniku sklepu internetowego.
Te siedem kroków to model prawie idealny. Oczywiście można go automatyzować jeszcze bardziej, ale w większości sklepów internetowych wdrożenie takiej optymalizacji oszczędza ok 60% czasu na pełną obsługę zwrotu.
Są tacy klienci, którzy prowadzą aktywną rejestrację rezerwacji na towar. Dzięki temu, gdy jest w drodze powrotnej, możliwe jest uruchomienie procesu aktywowania sprzedaży na podstawie rezerwacji. Wówczas towar zanim wróci zostaje już ponownie sprzedany.
Warranticon w integracji z Przelewy24, Furgonetka.pl i np. SubiektGT to oszczędność czasu i pieniędzy.
Zobacz jakie inne korzyści uzyskasz wdrażając standardy zarządzania magazynem w sprzedaży online.
